Jste v pozici IT manažera a řídíte projekt či jste součástí projektu? V současné době se neobejdete bez řízení projektu.

  • Hledáte řešení pro plánování všech vašich IT projektů?
  • Potřebujete své IT projekty snadno řídit a kalkulovat?
  • Chcete mít své IT projekty transparentní?
  • Máte problémy s technickými chybami vašich IT projektů?
  • Chcete, aby každý člen vašeho IT projektu měl snadný přístup k informacím?
  • Požadujete komplexní a stabilní technologii?
  • Potřebujete řešení bez licenčních a údržbových potřeb?

Pokud řešíte výše uvedené otázky, určitě Vám pomůže Project and Portfolio Management (PPM). V pozici manažera projektu tak získáte strategické a operativní řízení portofólia IT projektů, přehled o vývoji jednotlivých IT projektů. Určitě oceníte možnost přiřazování osob jednotlivým rolím podle daných kritérií. Zda jste součástí týmu, jako člen projektu, jsou výhody i pro Vás. S PPM budete mít rychlý přehled o činnostech, které máte v daném projektu vykonávat. Nad projektem můžete komunikovat jednoduše pomocí chatu s ostatními členy projektu. Někdy se může stát, že člen projektu na něco zapomene nebo nemá stoprocentní přehled. I tato situace má řešení. Každý člen, v případě nutnosti, může být notifikován o vývoji projektu.

Přínosy řešení

  • Snížení možnosti neúspěchu IT projektu prostřednictvím lepšího plánování.
  • Minimalizace nákladů díky lepší transparentnosti IT projektů.
  • Eliminace projektů, které mají nízkou přidanou hodnotu.
  • Úbytek administrativní činnosti díky dashboardům a status reportům.
  • Pracujete-li v SAPu, pak víte, jaké principy a způsob ovládání PPM používá.

Popis řešení

Úvod

Portfolio and Project Management (PPM) nabízí komplexní řešení pro všechny manažery a vedoucí projektu. Nástroj PPM se stane Vaším pomocníkem jak při plánování jakéhokoliv projektu, tak při rozdělování jednotlivých činností, dohlížení na jednotlivé úkoly nebo při monitoringu výsledných cílů a jejich porovnávání s původním plánem. PPM pracuje s projektovým managementem, HR, s finančními systémy, ale i s dalšími oblastmi a díky tomu nabízí jednoduchý přehled projektového portfolia.

PPM je součástí celkového řešení v SOLMAN a stejně tak je integrováno s dalšími SOLMAN scénáři. PPM se skládá ze tří základních bloků, které je možné využívat jak dohromady, tak i samostatně. Jedná se o:

  • IT Portfolio Management
  • IT Project Management
  • IT Portfolio and Project Monitoring

IT Portfolio Management

Hlavní funkcionality:

  • Finanční plánování námětů na projekty.
  • Definuje rozpočet portfolia a přiřazuje ho k danému investičnímu rozpočtu.
  • Správa portfolia námětů.
  • Vytváří a upravuje položky portfolia.
  • Revize námětů a jejich schvalování.
  • Přidělování financí a zdrojů k námětům.
  • Úprava portfolia, včetně rozpočtových změn v důsledku snížení rozpočtu pro celé portfolio.
  • Konsoliduje seznam návrhů, ověřuje jejich správnost a úplnost.
  • Připravuje návrh ke schválení.
  • Generování projektů na základě schváleného námětu.

Příklad rozpočtu portfolia


IT Projektový Management

Hlavní funkcionality:

  • Plánování projektů.
  • Přidělování rolí a zdrojů.
  • Správa projektů.
  • Správa dokumentů přiložených k projektu.
  • Kontrola plnění naplánovaných aktivit.
  • Porovnání skutečnosti s plánem projektu.
  • Umožňuje provádět finanční a kapacitní plánování k předkládaným projektům.
  • Finalizuje návrhy projektů.
  • Rychlá diskuze nad jednotlivými částmi projektu.

Základní karta v projektovém managementu

IT Portfolio and Project Monitoring

Hlavní funkcionality:

  • Reporting o stavu jednotlivých námětů a projektů.
  • Monitoring námětů, včetně změn v rozpočtu v závislosti na překročení rozpočtu.
  • Umožňuje sledování běžících projektů v portfoliu.

Hlavní části

Příklad struktury projektu

Mezi základní prvky PPM patří časové plánování (příklad struktury projektu je vidět na obrázku). Manažer projektu si může svůj projekt rozfázovat na jednotlivé části. Mohou to být například fáze, úlohy, podúlohy, kontrolní seznamy, milníky, apod. Pro každý prvek je možné nastavit jeho parametry, které pak budou ovlivňovat jeho chování.

Pro uživatele jsou zajímavým prvkem kontrolní seznamy (viz obrázek), které tvoří samostatný prvek struktury. Kontrolní seznamy mají charakter úlohy (Task) a jsou přednastavené jako Seznam rizik projektu nebo Seznam problémů projektu (Issues).

Role a řízení zdrojů

Řízení zdrojů projektu

Celkově je PPM orientováno na role. Postupně je standartní průběh následující:

  • Definice role.
  • Definice požadavků kapacit na Roli.
  • Správa kandidátů.
  • Výběr pracovníka / pracovníků.
  • Obsazení role.
  • Kontrola naplnění požadavků na kapacity projektu.

Samotná role se může definovat podle typu role. Díky tomu, že součástí typu role může být i sazba pro výpočet nákladů, má projektový manažer přehled o celkových nákladech projektu. Vše se navíc může prostřednictvím jednoduché grafiky přehledně zobrazit. Vlastnosti role jsou vidět na obrázku.

Vzhledem k přehlednému zobrazení zdrojů je snadno vidět, kolik hodin je pro danou roli vymezeno v daném časovém období. Obsazení rolí je pak realizováno na základě organizační struktury HR. Lze využít i možnost přiřazení k jedné roli více pracovníků. Při naplňování požadavků se nejdříve přiřadí člověk, vytvoří se předběžná rezervace, která se poté změní na pevnou rezervaci. Vedoucí projektu může nadefinovat zástupce pro libovolnou roli a tím je zajištěna zastupitelnost jednotlivých rolí.